Buku Kas UMKMPanduan pemakaian

Dari bingung jadi jalan, dalam sekali duduk

Aplikasi ini mencatat uang masuk dan uang keluar usaha Anda, lalu merapikannya jadi laporan bulanan. Tidak perlu paham akuntansi — cukup catat setiap kali uang benar-benar berpindah.

Butuh sekitar 5 menit untuk siap dipakai

Simpan di layar utama HP

Supaya tidak perlu mencari tautannya lagi setiap hari.

Aplikasi ini berjalan di browser, tanpa perlu diunduh dari Play Store. Sekali disimpan, ikonnya duduk di layar HP seperti aplikasi biasa.

Android (Chrome): ketuk titik tiga di pojok kanan atas → Tambahkan ke Layar Utama.
iPhone (Safari): ketuk ikon bagikan di bawah → Add to Home Screen.

Setelah tersimpan, aplikasi tetap bisa dibuka meski sedang tidak ada internet. Semua catatan tersimpan di HP itu sendiri.

Isi profil usaha

Sekali saja, di awal. Ini yang membuat angka saldo jadi benar.

Ketuk ikon gerigi di kanan atas (di laptop: menu Pengaturan di kiri), lalu isi:

Nama usaha	Muncul di kepala laporan yang Anda cetak.
Penanggung jawab	Nama Anda atau kasir yang memegang buku kas.
Saldo kas awal	Uang yang ada sekarang — isi laci ditambah saldo rekening usaha, pada hari Anda mulai memakai aplikasi ini. Kalau salah isi, semua angka saldo ikut meleset.
Batas minimum kas kecil	Aplikasi mengingatkan saat uang tunai kantor menipis di bawah angka ini. Rp 500.000 adalah titik awal yang wajar.

Tekan Simpan profil. Di halaman yang sama Anda juga bisa menambah atau menghapus kategori — misalnya menambah "Ongkos Kirim" atau "Sewa Lapak".

Tangkapan layar profil — Profil usaha ada di halaman Pengaturan, dibuka lewat ikon gerigi di kanan atas.

Catat transaksi pertama

Inti pemakaian sehari-hari. Sisanya terisi sendiri dari sini.

Ketuk tombol + Catat transaksi di kanan atas, lalu isi formulirnya:

Pemasukan / Pengeluaran	Pemasukan untuk uang yang masuk ke usaha, Pengeluaran untuk uang yang keluar.
Tanggal	Terisi hari ini. Ubah kalau Anda mencatat kejadian kemarin.
Nominal	Cukup ketik angkanya, titik ribuan muncul sendiri.
Kategori	Menentukan barisnya di laporan laba rugi. Pilih yang paling mendekati.
Metode	Tunai, transfer, QRIS, e-wallet, atau Kas Kecil. Pilih Kas Kecil bila dibayar dari uang tunai kantor.
Keterangan	Satu kalimat pendek supaya Anda ingat: "Beli kertas & tinta printer".

Tangkapan layar form — Formulir catat transaksi. Semua kolomnya pendek — sekali isi butuh belasan detik.

Satu aturan yang memudahkan: catat saat uang benar-benar berpindah, bukan saat pesanan disepakati. Pesanan yang belum dibayar masuk ke Piutang, bukan ke Pemasukan.

Salah catat? Buka menu Transaksi, cari barisnya, lalu ketuk ikon pensil untuk mengubah atau ikon tempat sampah untuk menghapus.

Membaca layar Ringkasan

Arti empat angka di atas, tanpa istilah akuntansi.

Pemasukan	Total uang masuk di bulan yang sedang dipilih (nama bulan ada di atas).
Pengeluaran	Total uang keluar di bulan itu.
Laba bersih	Pemasukan dikurangi pengeluaran. Kalau merah dan bertulis "Rugi bersih", bulan itu tekor.
Saldo kas	Uang yang seharusnya Anda pegang sekarang: saldo awal ditambah semua pemasukan, dikurangi semua pengeluaran, sejak hari pertama.

Tangkapan layar ringkasan — Grafik batang membandingkan uang masuk (biru) dan keluar (jingga) enam bulan terakhir.

Di bawahnya ada Pengeluaran terbesar — daftar kategori yang paling banyak menghabiskan uang bulan ini, dan Perlu perhatian — pengingat kas kecil menipis atau tagihan yang lewat tenggat.

Mau melihat bulan lain? Ketuk tanda panah kiri/kanan di samping nama bulan.

Kas kecil kantor

Uang tunai di laci untuk belanja receh sehari-hari.

Banyak usaha menyisihkan uang tunai untuk parkir, galon, fotokopi, atau ongkos kurir. Menu Kas Kecil melacak sisa uang itu.

Ketuk Isi ulang kas kecil saat Anda memindahkan uang dari rekening/brankas ke laci — misalnya Rp 2.000.000 di awal bulan.
Setiap belanja dari laci dicatat dengan Belanja dari kas kecil, atau lewat form biasa dengan metode Kas Kecil.
Kolom Saldo menunjukkan sisa uang yang seharusnya ada di laci saat ini — cocokkan dengan uang fisik seminggu sekali.

Kenapa pengisian tidak dihitung sebagai pengeluaran? Karena uangnya belum hilang, hanya pindah tempat dari rekening ke laci. Yang jadi beban usaha adalah belanjanya, bukan pemindahannya. Ini yang menjaga laporan laba rugi tetap jujur.

Hutang & piutang

Siapa yang belum bayar ke Anda, dan Anda belum bayar ke siapa.

Piutang — pelanggan sudah menerima barang/jasa tapi belum membayar.
Hutang — Anda mengambil barang dari supplier atau meminjam modal dan belum melunasi.

Ketuk Tambah catatan, isi nama pihaknya, nominal, dan tanggal jatuh tempo. Aplikasi akan menandai yang mendekati tenggat dengan warna kuning, dan yang lewat tenggat dengan merah — lengkap dengan berapa hari terlambatnya.

Begitu dibayar (sebagian pun boleh), tekan Catat pembayaran. Biarkan centang "catat sekaligus sebagai transaksi kas" tetap menyala supaya saldo dan laporan ikut terbarui — jadi Anda tidak perlu mencatat dua kali.

Laporan akhir bulan

Yang dibawa ke rapat, ke pemilik, atau ke bank.

Buka menu Laporan. Isinya laba rugi bulan terpilih: pendapatan per kategori, beban per kategori, laba bersih, arus kas per metode pembayaran, plus rekap dua belas bulan dalam setahun.

Tangkapan layar laporan — Laporan tersusun otomatis dari transaksi yang sudah Anda catat — tidak ada yang perlu diketik ulang.

Cetak / simpan PDF — memunculkan dialog cetak HP atau laptop; pilih "Simpan sebagai PDF" untuk mengirimnya lewat WhatsApp atau email.
Ekspor CSV — berkas yang bisa dibuka di Excel atau Google Sheets, untuk diserahkan ke akuntan.

Cadangkan data Anda

Langkah yang paling sering dilewat, dan paling menyakitkan kalau dilewat.

Penting: catatan keuangan Anda tersimpan di dalam browser HP ini saja — tidak di server mana pun. Kalau riwayat browser dibersihkan, HP hilang, atau aplikasi dibuka lewat mode penyamaran, catatannya ikut hilang dan tidak bisa dipulihkan oleh siapa pun.

Karena itu, akhiri setiap bulan dengan: Pengaturan → Cadangkan data. Berkas .json yang keluar simpan di Google Drive atau kirim ke WhatsApp diri sendiri.

Saat ganti HP atau perlu memulihkan, buka Pengaturan → Pulihkan dari cadangan, lalu tempel isi berkas tersebut.

Kebiasaan tiga menit

Aplikasi pencatatan hanya berguna kalau dipakai rutin. Yang paling ringan seperti ini:

Setiap tutup toko — catat pemasukan hari itu dan semua pengeluaran yang terjadi. Dua sampai lima entri, selesai dalam tiga menit.
Setiap Sabtu — buka Kas Kecil, cocokkan saldo di layar dengan uang fisik di laci.
Setiap akhir bulan — buka Laporan, simpan PDF-nya, lalu cadangkan data.

Pertanyaan yang sering muncul

Saya salah memasukkan angka, bagaimana membetulkannya?

Buka menu Transaksi, cari barisnya (bisa disaring per jenis atau dicari lewat kata kunci), lalu ketuk ikon pensil untuk mengubah, atau ikon tempat sampah untuk menghapus. Semua angka di ringkasan dan laporan langsung menyesuaikan.

Apakah butuh internet untuk memakainya?

Tidak. Setelah aktivasi pertama, aplikasi berjalan penuh tanpa internet. Internet hanya diperlukan sesekali agar aplikasi memastikan lisensinya masih berlaku.

Kalau saya buka di HP dan di laptop, datanya nyambung?

Tidak. Setiap perangkat menyimpan catatannya sendiri-sendiri. Pilih satu perangkat sebagai buku kas utama. Kalau perlu memindahkannya, gunakan cadangkan di perangkat lama lalu pulihkan di perangkat baru.

Saldo kas di aplikasi tidak cocok dengan uang saya. Kenapa?

Biasanya karena saldo kas awal belum diisi atau salah, atau ada transaksi yang belum dicatat. Periksa Pengaturan → Saldo kas awal lebih dulu, lalu telusuri menu Transaksi mulai dari tanggal terakhir yang Anda yakini benar.

Apakah data saya dikirim ke pembuat aplikasi?

Tidak. Angka keuangan Anda tidak pernah meninggalkan perangkat ini. Yang dikirim ke server hanyalah kunci lisensi saat aktivasi, untuk memastikan aplikasinya asli.

Saya ganti HP dan aplikasi minta kunci lagi, tapi jatah perangkat sudah penuh.

Hubungi penjual dan minta daftar perangkat pada kunci Anda diatur ulang. Prosesnya sebentar, dan setelah itu Anda bisa aktivasi lagi di HP baru. Jangan lupa memulihkan cadangan datanya.

Kategori yang saya butuhkan tidak ada.

Buka Pengaturan → Kategori, ketik nama kategori baru, lalu tekan Tambah. Kategori baru langsung muncul di formulir transaksi dan jadi baris tersendiri di laporan laba rugi.

Masih ada yang membingungkan? Kirim pesan ke penjual tempat Anda membeli aplikasi ini — sebutkan bagian mana yang macet, itu sangat membantu perbaikan berikutnya.